Les explications sur QUALIOPI
La certification QUALIOPI est devenue une obligation légale, approuvée par la Loi avenir professionnel depuis le 1er janvier 2022. QUALIOPI remplace l’enregistrement Datadock. La certification Qualiopi est une certification qualité attribuée aux organismes proposant des actions de formation. Ces organismes de formation prennent une autre appellation : les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC). QUALIOPI atteste la qualité et le professionnalisme d’un prestataire de formation respectant les critères du référentiel national qualité après avoir validé une série de 3 audits.
La certification QUALIOPI est devenue une obligation légale, approuvée par la Loi avenir professionnel
Les critères de QUALIOPI
Divisés en 32 indicateurs, les critères de certification QUALIOPI sont au nombre de 7.
1. Communiquer sur son offre
Ce premier critère qui s’applique à l’ensemble des organismes de formation (OF) implique l’inventorisation de l’ensemble des informations destinées à présenter l’offre de formation (déroulé, contenu, résultats, etc.).
2. Proposer des formations adaptées aux besoins
Ce deuxième critère QUALIOPI insiste notamment sur le fait de proposer une ou des formations utiles à des élèves dont l’évaluation des compétences opérationnelles est réalisée à l’entrée comme à la fin de son parcours. L’objectif est ainsi de ne proposer que des formations en ayant en amont défini des objectifs fixés de manière individuelle pour un parcours modulable.
3. Accompagner et suivre les élèves à chaque étape
Ce critère a pour objectif d’informer l’élève de la formation au jour le jour en lui détaillant le parcours de sa formation. Permettant ainsi de le rassurer et de lui permettre d’anticiper les éventuelles difficultés auxquelles il pourrait être confronté, les risques d’abandon de la formation sont ainsi diminués.
4. Offrir un écosystème favorable aux apprentissages
Ce critère QUALIOPI impose aux organismes de formation de prouver les moyens mis en œuvre pour la réussite de la formation : lieu d’accueil, matériel, ressources, équipes, etc. Cet item impose la production de nombreux documents et d’une organisation minutieuse.
5. Former toute l’équipe pédagogique et administrative
Insistant ici sur les capacités des organismes de formation à se former, le 5ème critère de la certification QUALIOPI impose ainsi aux dirigeants, aux équipes de support ainsi qu’aux équipes pédagogiques, qu’elles soient internes ou externes, d’être formées. Cet critère peut notamment influer directement sur les processus de recrutement de nouveaux collaborateurs.
6. S’investir dans son environnement professionnel
Ce sixième critère QUALIOPI détermine des actions auxquelles les organismes de formation doivent se plier pour montrer patte blanche tant sur le cadre légal que sur les innovations pédagogiques, technologiques ou encore sur les évolutions des secteurs d’expertise. Ce critère fait également référence à l’accueil des apprenants en situation de handicap, au portage salarial ainsi qu’à la sous-traitance.
7. Être attentif aux feedbacks (retours des utilisateurs), qu’ils soient bons ou mauvais
Ce dernier critère QUALIOPI introduit une démarche d’amélioration continue au sein de l’organisme de formation. Il est donc pour celui-ci nécessaire de recueillir les retours et impressions de chaque acteur de l’organisme afin d’anticiper d’éventuelles situations critiques. Cela concerne les apprenants. Mais également les financeurs de la formation professionnelle.
7 critères divisés en 32 indicateurs.
Les points de vigilance à prendre en compte
– Les délais : Il est important de bien anticiper les délais de mise en place de la certification QUALIOPI afin de pouvoir l’obtenir dans les temps nécessaires pour répondre aux appels d’offres et aux demandes des financeurs.
– Les coûts : La certification QUALIOPI représente un investissement financier pour l’organisme de formation, il est donc important de bien prendre en compte les coûts liés à la mise en place de la certification (audit, formation, etc.).
– La mobilisation de l’ensemble de l’organisme : Pour obtenir la certification QUALIOPI, l’ensemble de l’organisme doit être mobilisé et impliqué dans le processus. Il est donc important de sensibiliser et former tous les acteurs de l’organisme à la démarche qualité.
– La mise en place d’un système de management de la qualité : La certification QUALIOPI exige la mise en place d’un système de management de la qualité conforme aux normes ISO 9001 et ISO 29990. Il est donc important de bien maîtriser ces normes pour réussir la certification.
– Le suivi et l’amélioration continue : La certification QUALIOPI implique un suivi régulier et une amélioration continue de la qualité des prestations de l’organisme de formation. Il est donc important de mettre en place un système de suivi et de pilotage de la qualité pour garantir la pérennité de la certification.
Un investissement complet pour passer l’audit QUALIOPI
Les étapes du processus de certification
Le processus de certification QUALIOPI se déroule en plusieurs étapes. Tout d’abord, l’organisme doit se préparer en vue de la certification en vérifiant qu’il remplit bien les prérequis et en mettant en place les actions nécessaires pour répondre aux exigences des 7 critères d’évaluation.
Ensuite, l’organisme peut contacter un organisme certificateur accrédité pour obtenir un devis et planifier l’audit de certification. L’audit se déroule en deux temps : une première étape dite d’audit documentaire, au cours de laquelle l’organisme certificateur vérifie la conformité des documents présentés par l’organisme, et une seconde étape d’audit sur site, au cours de laquelle l’organisme certificateur réalise des entretiens avec des parties prenantes de l’organisme (salariés, stagiaires, partenaires, etc.) pour évaluer la mise en œuvre des actions mises en place.
Après l’audit, l’organisme certificateur transmet un rapport d’audit à l’organisme concerné, qui dispose d’un délai pour apporter des éléments de réponse ou des compléments d’information. En fonction du résultat de l’audit, l’organisme certificateur peut alors décider d’accorder ou non la certification QUALIOPI.
Si la certification est accordée, l’organisme est inscrit sur le registre national de France Compétences pendant une durée de 3 ans à compter de la date de décision de certification. Durant cette période, l’organisme est soumis à des audits de suivi afin de vérifier que les exigences de la certification sont toujours respectées. À l’issue des 3 ans, l’organisme peut demander le renouvellement de sa certification en repassant l’ensemble du processus.
Un processus de certification complet
